Prüfungssicher gem. GoBD

Wichtige Informationen zum „Schreiben vom 26.11.2010“ (so werden Steuergesetze bezeichnet) des Bundesministeriums für Finanzen (BMF):


Was genau ändert sich für Friseursalons/Kosmetikstudios und deren Kassenführung?

Nachdem der Bundesrechnungshof erhebliche Steuerausfälle angemahnt hat, reagierte die Finanzverwaltung mit dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010, wonach ab sofort jedes Kassensystem, egal ob PC oder Registrierkasse, alle Buchungsdaten im Detail elektronisch und unveränderbar aufzeichnen und mindestens 10 Jahre archivieren muss.

Außerdem muss ein Betriebsprüfer die Daten mittels GDPdU-Schnittstelle (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) direkt aus der Kasse auslesen können.

Daraus geht insbesondere das Datum mit Uhrzeit von der Verbuchung jeder einzelnen Dienstleistung und jedes einzelnen Produktverkaufs mit Preis und Mehrwertsteuersatz hervor. Diese Daten ermöglichen die erforderliche Transparenz, um Steuersünder mittels automatischer Auswertung durch die speziell entwickelte Software "IDEA" der Bundesfinanzverwaltung leichter und vor allem schneller überführen zu können.

Bei Nichterfüllung droht eine Schätzung der Einnahmen mit unkalkulierbaren Folgen. Wer diese Neuregelung also ignoriert oder versucht, sich gegen diese "Offenbarung" zu verweigern, wird nach einer Steuerprüfung zukünftig wohl noch tiefer in die Tasche greifen müssen. Außerdem kann ein so genanntes „Verzögerungsgeld“ (§ 146 Abs. 2b AO) berechnet werden, welches mindestens 2.500,- Euro betragen muss und höchstens 250.000,- Euro betragen darf, wenn bei einer Außenprüfung die angeforderten Kassendaten nicht direkt vorgelegt werden können. Besonders heftig ist dabei, dass diese Sanktion auch nicht mehr nach späterer Erfüllung dieser Auflage zurückgenommen wird!

Im Ergebnis macht diese Neuregelung für die meisten Salons eine Neuanschaffung des Kassensystems erforderlich, da nach wie vor einfache Registrierkassen ohne Langzeitspeicher und ohne Datenschnittstelle verwendet werden, die den oben genannten Anforderungen nicht genügen. Denn die ausschließliche Aufbewahrung in ausgedruckter Form ist seit dem 26.November 2010 unzulässig. Es gibt aber auch viele Computerprogramme, die diese Anforderungen nicht erfüllen und deshalb schnellstens aktualisiert werden müssen.

FÜR WEN GILT DIE ÜBERGANGSFRIST BIS 2016?

Zwar gibt es im BMF-Schreiben eine Übergangsregelung bis Ende 2016 für vorhandene Systeme, die bereits vor dem 26.11.2010 in Betrieb genommen wurden und technisch nicht aufgerüstet werden können, doch ist diese Ausnahmeregelung an so hohe Anforderungen geknüpft und mit einem so großen manuellen Aufwand verbunden, dass sie kaum ein Betrieb erfüllen kann und zudem auch sehr fehlerträchtig sind, was wiederum zu einer Anfechtbarkeit der Buchführung führen kann, sodass eine frühzeitige Neuanschaffung unterm Strich die günstigere Lösung ist.

Um sicherzugehen, dass es für das bisher verwendete EDV-Kassensystem tatsächlich kein entsprechendes Software-Update bzw. für die verwendete Registrierkasse keinen größeren Speicherplatz und keine GDPdU-Schnittstelle gibt, sollte der Geschäftsinhaber eine entsprechende Bestätigung beim Hersteller einholen. Ansonsten könnte von Seiten des Steuerprüfers unterstellt werden, dass es sehr wohl eine Möglichkeit zum Updaten des verwendeten Kassensystems gab, diese jedoch nicht genutzt wurde, womit ebenfalls eine Hinzuschätzung möglich wäre.

WAS PASSIERT DANACH?

Werden nach dem 31.12.2016 die o.g. Anforderungen der Einzelaufzeichnung mit GDPdU-Schnittstelle nicht erfüllt, berechtigt dies im Falle einer Betriebsprüfung die Kasse zu

verwerfen und eine entsprechende Gewinnzuschätzung vorzunehmen, die üblicher Weise ziemlich hoch ausfällt - "Viel zu hoch!" sagen die Betroffenen heute schon. Das spricht für sich.

WORAUF ACHTEN BETRIEBSPRÜFER?

Bei der Buchführung geht es vor allem darum, dass sie glaubhaft ist und keine Lücken bestehen und die geltenden Regeln eingehalten werden. Um das wiederum beurteilen zu können, müssen heutzutage so viele Daten wie möglich zur Verfügung stehen. Denn jede Art von lückenhafter Information gibt einem Prüfer Anlass zu Misstrauen. Und wenn das der Fall ist, wird dem Geschäftsinhaber erfahrungsgemäß etwas unterstellt, was er möglicherweise jedoch nicht gemacht hat. Das Problem ist jedoch, dass er es dann beweisen muss, aber in vielen Fällen ohne 

entsprechenden Datennachweis gar nicht beweisen kann! Das ist der wesentliche Unterschied zu früheren Betriebsprüfungen, wo der Prüfer ein Vergehen beweisen musste. Heutzutage kann die Beweislast meist auf den Geschäftsinhaber umgelegt werden, nach dem Motto: "kann schon sein, dass wir uns verrechnet haben, aber beweisen Sie uns das Gegenteil!" Wie aber soll ein Geschäftsinhaber etwas beweisen, wenn er keine Daten vorliegen hat, die als Nachweis gelten?

WELCHE STRAFEN DROHEN?

Die Strafen richten sich nach der Höhe der Steuerhinterziehung. Abgesehen von den strafrechtlichen Konsequenzen ist schon die auferlegte Zahlungsverpflichtung zzgl. horrender Zinsen Strafe genug, da diese in Summe meist nicht aufgebracht werden kann und daher in vielen Fällen die Existenz kostet. Denn Umsatz-Hinzuschätzungen werden üblicherweise auch für alle vorangehenden Jahre bis zur letzten Prüfung hochgerechnet, sodass auch für Kleinbetriebe leicht 5-stellige Forderungen zustande kommen. Wenn z.B. nur 20,- Euro pro Arbeitstag angesetzt werden, macht das rund 400,- Euro pro Monat, also rund 5.000,- Euro pro Jahr. Liegt die letzte Prüfung 5 Jahre zurück, macht das schon 25.000,- Euro. Liegt die letzte Prüfung sogar acht Jahre zurück, 

ergibt das die horrende Summe von 40.000,- Euro. Und dabei muss noch nicht mal ein teures Auto vor der Tür stehen, um die Frage zu beantworten, wo das Geld geblieben ist. 20,- Euro pro Tag können schnell auch für unsichtbare Kleinigkeiten ausgegeben werden!

Uns wurde auch schon von einer Gewinnzuschätzung über 100.000,- Euro berichtet, weil mit der verwendeten Registrierkasse keine Einzeldaten für den Prüfungszeitraum ausgelesen werden konnten, wobei es sich um einen Betrieb mit nur vier Mitarbeitern handelte.

Dürfen so genannte offene Ladenkassen ohne elektronische Aufzeichnungsmöglichkeit noch geführt werden?

Grundsätzlich ist das Führen einer offenen Ladenkasse weiterhin möglich, wird von Betriebsprüfern heutzutage aber gerne auseinandergenommen und verworfen, d. h. hier ist das Risiko der Steuernachzahlung am größten. Deshalb sind die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung erhöht und mit mehr Aufwand 

verbunden, als bei einer Kassenführung mit einer Registrierkasse. Schließlich kann die Aberkennung der ordnungsgemäßen Kassenführung schon bei kleineren Formalfehlern erfolgen!
Im Vergleich zu den üblicherweise aufgerufenen Beträgen ist deshalb die Investition in ein komfortables Computerkassensystem die sehr viel günstigere Lösung.