Prüfungssicher gem. GoBD

Wichtige Informationen zum „Schreiben vom 26.11.2010“ (so werden Steuergesetze bezeichnet) des Bundesministeriums für Finanzen (BMF):


WAS MÜSSEN KOSMETIKSTUDIOS/-INSTITUTE BEI DER KASSENFÜHRUNG BEACHTEN?

Nachdem der Bundesrechnungshof erhebliche Steuerausfälle angemahnt hat, reagierte die Finanzverwaltung mit dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010, wonach jedes Kassensystem, egal ob PC oder Registrierkasse, alle Buchungsdaten im Detail elektronisch und unveränderbar aufzeichnen und mindestens 10 Jahre archivieren muss.

Außerdem muss ein Betriebsprüfer die Kassendaten mittels GDPdU-Schnittstelle (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) direkt aus der Kasse auslesen und auf einen USB-Stick speichern können.

Daraus geht insbesondere das Datum mit Uhrzeit der Verbuchung jeder einzelnen Dienstleistung und jedes einzelnen Produktverkaufs mit Preis und Mehrwertsteuersatz hervor und ob diese Buchung später wieder storniert wurde. Diese Daten ermöglichen die erforderliche Transparenz, um Steuersünder mittels automatischer Auswertung durch die speziell entwickelte Software "IDEA" der Bundesfinanzverwaltung leichter und vor allem schneller überführen zu können.

Bei Nichterfüllung droht eine Schätzung der Einnahmen mit unkalkulierbaren Folgen. Wer diese Neuregelung also ignoriert oder versucht, sich gegen diese "Offenbarung" zu verweigern, wird nach einer Steuerprüfung zukünftig wohl noch tiefer in die Tasche greifen müssen. Außerdem kann ein so genanntes „Verzögerungsgeld“ (§ 146 Abs. 2b AO) berechnet werden, welches mindestens 2.500,- Euro betragen muss und höchstens 250.000,- Euro betragen darf, wenn bei einer Außenprüfung die angeforderten Kassendaten nicht direkt bereitgestellt werden können. Besonders heftig ist dabei, dass diese Sanktion auch nicht mehr nach späterer Erfüllung dieser Auflage zurückgenommen wird!

Im Ergebnis macht diese Neuregelung für die meisten Kosmetikstudios/-institute eine Neuanschaffung des Kassensystems erforderlich, da nach wie vor einfache Registrierkassen ohne Langzeitspeicher und ohne Datenschnittstelle verwendet werden, die den oben genannten Anforderungen nicht genügen. Denn die ausschließliche Aufbewahrung in ausgedruckter Form ist unzulässig. Es gibt aber auch viele Computerprogramme, die diese Anforderungen nicht erfüllen und deshalb schnellstens aktualisiert werden müssen.

WAS KANN PASSIEREN?

Werden nach dem 31.12.2016 die o. g. Anforderungen der Einzelaufzeichnung mit GDPdU-Schnittstelle nicht erfüllt, berechtigt dies im Falle einer Betriebsprüfung die Kasse zu 

verwerfen und eine entsprechende Gewinnzuschätzung vorzunehmen, die üblicher Weise ziemlich hoch ausfällt – "Viel zu hoch!" sagen die Betroffenen. Das spricht für sich.

 

 

WORAUF ACHTEN BETRIEBSPRÜFER?

Bei der Buchführung geht es vor allem darum, dass sie glaubhaft ist, keine Lücken bestehen und die geltenden Regeln eingehalten werden. Um das wiederum beurteilen zu können, müssen heutzutage so viele Daten wie möglich zur Verfügung stehen. Denn jede Art von lückenhafter Information gibt einem Prüfer Anlass zu Misstrauen. Und wenn das der Fall ist, wird dem Geschäftsinhaber erfahrungsgemäß etwas unterstellt, was er möglicherweise jedoch nicht gemacht hat. Das Problem dabei ist, dass das Gegenteil bewiesen werden muss, aber in vielen Fällen ohne entsprechenden Datennachweis gar nicht bewiesen werden kann!

Das ist der wesentliche Unterschied zu früheren Betriebsprüfungen, bei denen der Prüfer ein Vergehen beweisen musste. Heutzutage kann die Beweislast meist auf den Geschäftsinhaber umgelegt werden, nach dem Motto: "kann schon sein, dass wir uns verrechnet haben, aber beweisen Sie uns das Gegenteil!" Wie aber soll ein Geschäftsinhaber etwas beweisen, wenn er keine Daten vorliegen hat, die als Nachweis gelten?

WELCHE STRAFEN DROHEN?

Die Strafen richten sich nach der Höhe der vorgeworfenen Steuerhinterziehung. Abgesehen von den strafrechtlichen Konsequenzen ist schon die auferlegte Zahlungsverpflichtung zzgl. horrender Zinsen Strafe genug, da diese in Summe meist nicht aufgebracht werden kann und daher in vielen Fällen die Existenz kostet. Denn Umsatz-Hinzuschätzungen werden üblicherweise auch für alle vorangehenden Jahre bis zur letzten Prüfung hochgerechnet, sodass auch für Kleinbetriebe leicht fünfstellige Forderungen zustande kommen. Wenn z. B. nur 20,– Euro pro Arbeitstag angesetzt werden, macht das rund 400,– Euro pro Monat, also rund 5.000,– Euro pro Jahr. Liegt die letzte Prüfung 5 Jahre zurück, 

macht das 25.000,– Euro. Liegt die letzte Prüfung sogar acht Jahre zurück, ergibt das die horrende Summe von 40.000,– Euro. Und dabei muss noch nicht mal ein teures Auto vor der Tür stehen, um die Frage zu beantworten, wo das Geld geblieben ist. 20,– Euro pro Tag können schnell auch für unsichtbare Kleinigkeiten ausgegeben werden!
Uns ist auch eine Gewinnzuschätzung über 100.000,– Euro bekannt, die damit begründet wurde, dass mit der verwendeten Registrierkasse keine Einzeldaten für den Prüfungszeitraum ausgelesen werden konnten. Dabei handelt es sich um einen Betrieb mit nur vier Mitarbeitern.

DÜRFEN SO GENANNTE OFFENE LADENKASSEN OHNE ELEKTRONISCHE AUFZEICHNUNGSMÖGLICHKEIT NOCH GEFÜHRT WERDEN?

Grundsätzlich ist das Führen einer offenen Ladenkasse weiterhin möglich, wird von Betriebsprüfern heutzutage im Rahmen der Kassennachschau aber immer häufiger verworfen, d. h. hier ist das Risiko der Steuernachzahlung am größten. Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung sind hierbei besonders hoch. Zum Beispiel müssen zu jeder einzelnen Kundenbedienung schriftlich die Belegnummer, der Betrag jeder Leistung und jedes Artikels, der Gesamtbetrag sowie MwSt.-Satz, MwSt.-Betrag, der korrigierte Kassenbestand und schließlich noch ein Beleg erfasst werden. Schon bei kleineren Formalfehlern kann eine Aberkennung der ordnungsgemäßen Kassenführung erfolgen! Es drohen teure Schätzungen sowie Bußgelder bis zu 25.000,– Euro.

Deshalb ist die Investition in ein komfortables Computerkassensystem im Vergleich zu den üblicherweise aufgerufenen Beträgen die sehr viel günstigere Lösung.

Weitere Infos zur Kassennachschau sowie eine Checkliste für Kosmetiker finden Sie hier: Checkliste